経費精算とは？仕組みと基本ルールを分かりやすく解説

経費精算という言葉はよく聞くものの、
「正確にはどういう仕組みなのか」
を説明できる人は意外と多くありません。

経費精算は、
会社のお金を正しく管理するための
基本中の基本の業務です。

本記事では、
経費精算の仕組みと基本ルールを
初心者にも分かるように整理します。

経費精算とは何か

経費精算とは、
社員が立て替えた業務上の費用を、会社が後から支払う仕組み
のことです。

例えば、

• 交通費
• 出張費
• 会議費
• 消耗品費

などが代表的な経費にあたります。

なぜ経費精算が必要なのか

経費精算が必要な理由は、
次の2点に集約されます。

• 会社のお金を正しく管理するため
• 税務・会計ルールを守るため

誰が、何に、いくら使ったのかを
明確にすることが重要です。

経費精算の基本的な流れ

一般的な経費精算は、
次の流れで行われます。

1. 社員が経費を立て替える
2. 内容を申請する
3. 上司・管理者が確認する
4. 経理が精算する

この流れを
ルールとして統一することが重要です。

経費として認められるもの・認められないもの

すべての支出が
経費として認められるわけではありません。

• 業務に関係があるか
• 社内ルールに合っているか

が判断基準になります。

私的な支出や、
ルール外の利用は
経費として認められません。

領収書が必要な理由

経費精算では、
原則として領収書が必要です。

これは、

• 支出の証明
• 税務対応

のためです。

最近では、
電子データでの保存も
認められるケースが増えています。

経費精算ルールを決める重要性

経費精算でトラブルが起きる多くの原因は、
ルールが曖昧なことです。

• 申請期限
• 経費区分
• 承認フロー

を明確にしておくことで、
無駄なやり取りを減らせます。

経費精算を効率化する方法

経費精算は、
手作業やExcel管理だと
どうしても負担が大きくなります。

最近では、
経費精算システムを使って効率化する企業が増えています。

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