領収書電子化とは？経費精算システムでの扱いを分かりやすく解説

経費精算システムを調べていると、
「領収書を電子化できる」
という説明をよく目にします。

一方で、

• 何をすれば電子化なのか
• 紙は捨てていいのか
• 本当に問題ないのか

と疑問に感じる人も多いはずです。

本記事では、
領収書電子化の基本と
経費精算システムでの扱い方を分かりやすく解説します。

領収書電子化とは？

領収書電子化とは、
紙の領収書をデータとして保存・管理することを指します。

具体的には、

• スマホで撮影
• スキャンして保存

といった方法が一般的です。

なぜ領収書を電子化するのか

電子化することで、

• 紙の保管が不要になる
• 紛失リスクが減る
• 確認作業が楽になる

といったメリットがあります。

特に、
経費精算業務の負担軽減につながります。

経費精算システムでの一般的な扱い

多くの経費精算システムでは、

• 申請時に画像を添付
• システム上で一元管理

という形で扱われます。

紙を回収せず、
データだけで完結する運用も可能です。

電子化すれば紙は不要になる？

すべてのケースで
紙が不要になるわけではありません。

• 保存要件
• 社内ルール

によっては、
一定期間の紙保管が必要な場合もあります。

電子帳簿保存法との関係

領収書電子化は、
電子帳簿保存法のルールに従う必要があります。

• 検索性
• 改ざん防止

といった要件を満たしていないと、
正式な電子保存として認められない可能性があります。

電子化対応でよくある注意点

• 画像が不鮮明
• 添付漏れ
• 保存ルールが曖昧

こうした状態だと、
後から確認が大変になります。

運用ルールを
シンプルに決めておくことが重要です。

電子化を前提にシステムを選ぶ

領収書電子化をスムーズに行うには、
電子保存に対応した経費精算システムを選ぶことが重要です。

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